老闆急著要客戶資料時,你的桌面卻佈滿各種文件,現在就要的那篇就是找不到怎麼辦?你在翻箱倒櫃,急得像熱鍋上的螞蟻時,發現老闆的臉色越來越難看…

不少人每天花費很多時間在「找東西」,然而,高效率的工作者都擁有一秒鐘就在茫茫大海中撈到關鍵的檔案的能力!但是文件這麼多,要如何才能輕鬆整理五花八門的文件呢?

「天下網站」要教您整理文件的六大秘訣,讓你的文件排排站好,輕鬆成為文件指揮家! 


秘訣一:讓各種文件穿上一樣大的衣服

尺寸規格化、編碼規則化,將大部分的文件尺寸規格化才方便整理,而且不會顯得雜亂。

一般建議用A4大小的資料夾統一收納整理,像是名片、書籤、DVD等等都有A4 size的市售收納夾,若是大小不一的文件如DM等,也可以統一使用A4透明夾收納後再分類。

秘訣二:分類5個不嫌多,10個恰恰好

依照你的工作需要做分類,可以依時間分類,或是依照主題分類。

建議先將你的所有文件分成五到十個大分類,例如「年度計畫」、「企劃專案A~D」、「行銷活動A~C」、「客戶資料」、「常用表單」等等,在每個大分類中再細分出小分類。

分類要有系統架構便於尋找,不是隨便開幾個新資料夾放文件就是分類,分類太少或分太細都是自找麻煩,若超過20個分類就表示分太細了,這樣反而使你難以記住東西該放在哪裡,可以考慮把內容較少的幾個分類合併成一個。

秘訣三:善用標籤註明日期和摘要,方便尋找

統一在文件某處寫上重點摘要,例如重要的人事時地物等,可以讓你一看就知道這是什麼文件,不用再花時間整份重看。然而要記住的是,不要用便利貼或N次貼來當標籤,因為它們很容易掉落!反而害你做白工。

此外,特別建議設一個「待辦」資料箱,每天一早在工作前,先將當天要處理的文件,分類後統一放到「待辦」的資料箱中,如此一來,可以讓你的工作更順手,也不怕臨時找不到重要的文件了!而在下班前,記得檢查資料是否清空,並將今日處理完的文件按照「秘訣二」妥善歸檔。

秘訣四:別讓書躺著!讓你的書「站起來」

書或資料要豎著排列,不要橫著放。書和文件一旦橫著放,就會遮住下面的東西,容易讓你忘記下面還有哪些文件,也造成拿取的困難。

想一想,要從一堆橫著堆疊的文件中,拿出放在中間的一份,豈不是像從疊疊樂中抽出下層木塊一樣困難,豎著排列是不是清楚又好拿多了!而且,豎著拿可以維持要用就能立即取出的狀態,如果資料太多,就要考慮將不用的資料丟棄了。
秘訣五:處理信件、賀卡、邀請函等日常文件

每個月收到的信件和卡片很多,他們也是造成你文件找不到的來源!

建議每天一進辦公室就先看看今天有哪些信件,立即排出時程處理重要事件,並且把有興趣的研討會和邀約寫到記事本,下班前再整理今天的新增信件即可。

一般人常常花很多時間開開關關email或信箱,收件的行為一天可能重複十幾次,這樣不僅容易打斷工作,也會讓你分心!其實一天兩次就足夠處理所有信件,這其中除非是突然有緊急重要的信件,否則不要分心去處理,因為大部分的信件其實不是很重要!

而收到廣告和沒有價值的就立刻丟掉,降低被無用資訊干擾的機會。

秘訣六:今天就讓文件找到家

「整理,也要今日事今日畢」是最重要的觀念,拿到文件或資料後,立刻花1分鐘瀏覽,並標示出重點,需要處理的立刻處理,而較不重要的資料可以統一放在一個資料夾,等待休息時間再分類。

但是要記得,所有文件當天一定要處理完畢,因為不立刻處理,信件會越積越多,反而連堆積到重要的公文、信件都忘記回了。

「立刻處理!並記下重點」是文件經常保持井然有序的秘訣之一。拿到文件,就要順手整理,不然等資料累積多了,要重新整理會更困難。

資料要經過處理才能活用,有需要的才留下來,看到有用的資料立刻歸類保存,不需要的就大方丟棄吧!

按照六個小秘訣,你也可以成為文件指揮家!


作者:江佾穎 2007.12.12/ 天下雜誌第20071212期

haluka 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(0) 人氣()